All’attenzione del presidente della Federazione Italiana Badminton Carlo Beninati
Oggetto: Criticità applicativo gestionale FIBa (Area Riservata)
PREMESSA
Lo scopo di queste righe è offrire alcuni suggerimenti per semplificare le procedure amministrative sia ai CLUB che agli incaricati della Federazione. Lo spirito è assolutamente collaborativo e in nessun modo polemico. Mi permetto queste considerazioni in quanto sia presidente di un club con un numero discreto di tesserati, sia da esperto programmatore soprattutto di gestionali on-line. Purtroppo il costante aumento delle procedure burocratiche sia dalla Federazione che da tutti gli altri enti porta ad un sovraccarico di lavoro per i presidenti (e suppongo anche ai dipendenti FIBa) che si ritrovano così con minori energie da dedicare allo sviluppo della nostra disciplina. La digitalizzazione, quando ben fatta, porta beneficio sia agli utenti che all’ente (vedi l’adozione di Tournament) in caso contrario diventa una enorme complicazione per tutti. I suggerimenti che seguono, ordinati per importanza, possono essere applicati con poche ore del vostro programmatore di fiducia, sono un piccolo investimento che porta un grande beneficio.
TESSERAMENTO: pagamento
Nonostante il recente cambiamento della politica di tesseramento abbia fatto lievitare in modo considerevole i costi per il club, sono assolutamente favorevole a questa decisione, sicuro che porterà dei benefici diretti e indiretti alla vita di tutte le affiliate. Sono invece molto critico sull’iter che è stato implementato per i pagamenti, ritengo questo il punto più importante e urgente. L’attuale procedura per il pagamento delle tessere è insostenibile. Fondamentalmente per i seguenti motivi:
1. Per chi, come noi, inserisce tesserati durante tutto l’anno (obbligatorio per l’attivazione dell’assicurazione e partecipazione a tornei), obbliga il presidente ad operare decine e decine di operazioni finanziarie con le corrispettive registrazioni contabili. Un dispendio enorme di ore.
2. Per la partecipazione a bandi di finanziamento è sempre presente la voce tesseramento. Questo significa compilare anche centinaia di singole voci e fornire le singole rendicontazioni per ogni tesserato. Capirete che è improponibile sia per noi che per chi dovrà vagliare le domande. Questo iter si traduce così in un possibile danno economico alle società sportive per il mancato accesso a fondi di sostegno.
3. è possibile selezionare e pagare (checkbox) solo i tesserati presenti sulla pagina di economato, se sono di più bisogna fare selezione e pagamento per ogni pagina.
La soluzione è semplicemente: il pre-pagato. Ad inizio anno compro un numero di tessere, una volta esaurito il fondo non verranno più validate le iscrizioni fino ad un nuovo versamento (il gestionale può anche inviare in automatico una mail di avviso sia al club che all’incaricato federale, è un intervento di programmazione semplicissimo). A fine anno se per motivi fiscali gli eccessi di cassa non possono essere portati all’anno successivo, si restituiscono. Con questa soluzione si lascia al programma il lavoro che altrimenti andrebbe fatto dai presidenti e dagli impiegati FIBa.
RINNOVO TESSERATI: Certificati medici
In fase di rinnovo si obbliga ancora a compilare la data di scadenza del certificato medico, dato che è già stato caricato per l’anno precedente! La correzione di questo bug costa qualche minuto del programmatore, ma per noi è un risparmio di molte ore a ricercare e ri-inserire le date dei certificati medici.
RINNOVO TESSERATI: Permessi di soggiorno
Nonostante siano ormai vari anni che si richiede il permesso di soggiorno per i cittadini extra-EU manca ancora nella sezione documenti la voce “Permesso di soggiorno”. Tutta la procedura è veramente farraginosa.
1. Al primo inserimento del cittadino straniero non posso caricare il documento, perché fin tanto che non viene approvato dalla FIBa non è presente nella sezione “persone”. Dobbiamo mandare una mail a tesseramento allegando i documenti e tutti i dati del tesseramento (agonismo, cert.medico ecc).
2. Alla scadenza del permesso possiamo procedere al caricamento del nuovo documento, ma MANCA un campo di “data scadenza”. Introdurre questo campo (come per scadenza certificato medico) semplificherebbe la procedura di validazione da parte dei vostri impiegati che ora sono costretti ad aprire i singoli documenti e da parte nostra tenere sotto controllo le eventuali scadenze.
TESSERAMENTO: in futuro si potrebbe prevedere il caricamento in batch dei nuovi iscritti.
ATTIVITÁ DIDATTICA
– la selezione impianto è solo sulle iniziali e non sul contenuto
– inserito l’impianto devi ricompilare i dati anagrafici
– prevedere la possibilità di duplicare una attività didattica della stagione precedente, incluso partecipanti. Suppongo che molti club inizino le attività a settembre, a gennaio rinnovo le attività già inserite.
ECONOMATO
– mancano i totali di entrate e uscite, sarebbe comodo (ma secondario) la possibilità di esportare un file.
– manca la possibilità di selezionare “tutti” i check-box da pagare.
CONCLUSIONE
Il nostro club conta annualmente tra i 150 e 200 iscritti, di questi una fetta importante è tesserata con ASI invece che con FIBa, nonostante il costo maggiore offre un sistema di tesseramento molto più agile che mi permette di risparmiare tantissime ore di lavoro. In futuro mi piacerebbe poter tesserare tutti con FIBa.
Rimango a disposizione per eventuali chiarimenti sulle proposte presentate.
Marco Stegani
presidente del club 15zero SportsTeam ASD